Cómo hacer una factura: qué debe llevar, tipos y rectificativas

Antes de empezar

• Estar dado de alta en el censo de empresarios y profesionales de Hacienda, con el modelo 036 o el 037. La obligación de facturar nace de ejercer una actividad económica, no de tener una web ni de haber cobrado.
• Saber quién es tu cliente a efectos fiscales: si es empresario o profesional, si es una Administración Pública o si es un particular. De eso depende qué datos lleva la factura y en qué plazo la puedes emitir.
• Llevar el control de tu serie. Tienes que saber cuál fue la última factura que emitiste: la numeración es correlativa y un hueco hay que poder explicarlo.

Qué necesitas

• Tus datos fiscales completos

  Nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio. Los tres van en la factura, no solo el nombre comercial.

  Dónde se consigue: Salen de tu alta censal. Si no la tienes a mano, los puedes consultar en la sede de la Agencia Tributaria con certificado o Cl@ve.

• Los datos fiscales de tu cliente

  Nombre o razón social siempre. Además NIF y domicilio cuando es empresario o profesional, cuando es una Administración Pública y cuando hay inversión del sujeto pasivo.

  Dónde se consigue: Se los pides a él. Si es una empresa, el NIF suele estar en su web, en el pie de sus correos o en su propia factura.

• El registro de tus facturas emitidasSolo en algunos casos

  La lista de lo que llevas facturado en el ejercicio, con su número y su fecha. Es lo que evita repetir un número o saltarse uno.

  Dónde se consigue: Vale una hoja de cálculo. Si usas un programa de facturación, lo lleva él.

Herramientas para este trámite

Antes de rellenar nada a mano, mira si esto te hace el trabajo.

Generador de facturas

Facturas y rectificativas: escribes sobre el papel y te marca lo que falte.

Paso a paso

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   Comprueba si estás obligado a expedir factura

   Como empresario o profesional tienes que facturar tus entregas de bienes y tus prestaciones de servicios, incluidas las operaciones no sujetas y las exentas. Y hay casos en los que la factura es obligatoria en todo caso, aunque quien esté delante no te la pida.

   • Cuando el destinatario es empresario o profesional y actúa como tal.
   • Cuando el destinatario te la exige para ejercer un derecho tributario, aunque sea un particular.
   • En exportaciones exentas y en entregas intracomunitarias exentas.
   • Cuando el destinatario es una Administración Pública o una persona jurídica que no actúa como empresario.
   • En entregas de bienes con instalación o montaje antes de ponerlos a disposición, en las ventas a distancia y en las entregas de bienes con impuestos especiales.
   • En los pagos anticipados: cobrar por adelantado obliga a facturar el anticipo, sin esperar a entregar el trabajo.

   Obligación de facturar, en la sede de la Agencia Tributaria
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   Elige entre factura completa y factura simplificada

   La simplificada es el tique de toda la vida y lleva muchos menos datos, pero solo cabe por debajo de 400 € con IVA incluido, o de 3.000 € en una lista cerrada de actividades: comercio al por menor, hostelería, peluquería, taxi, aparcamiento, tintorería y unas cuantas más. Fuera de ahí, factura completa.

   • Si tu cliente es una empresa y quiere deducirse el IVA, hazle factura completa directamente: le ahorras pedírtela después.
   • Nunca cabe simplificada en entregas intracomunitarias, en ventas a distancia desde otro Estado miembro ni en operaciones localizadas fuera del territorio español que factures como no establecido.

   Tipos de factura, en la sede de la Agencia Tributaria
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   Dale número dentro de su serie

   La numeración es correlativa dentro de cada serie. Puedes tener varias series si hay razón para ello, pero dentro de cada una no puede faltar ni repetirse un número. Las rectificativas llevan serie propia obligatoria: eso no es opcional.

   • La Agencia Tributaria recomienda componer la referencia solo con cifras, letras mayúsculas sin eñe ni acentos y los signos guion, barra y punto.
   • Empezar en el 1 cada ejercicio es lo habitual y es cómodo, pero la norma no obliga a ello.
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   Rellena los datos obligatorios

   En una factura completa son ocho bloques: número y serie, fecha de expedición, tus datos, los de tu cliente, la descripción de la operación con lo necesario para calcular la base imponible, el tipo de IVA, la cuota repercutida por separado y la fecha de la operación cuando no coincide con la de expedición.

   • El precio unitario sin impuestos y los descuentos, si los hay: son parte de la descripción, no un adorno.
   • Si la operación está exenta, hay que decir por qué, citando el precepto o indicándolo de cualquier forma que se entienda.
   • Si hay inversión del sujeto pasivo, la factura lo tiene que decir con esas palabras y no se repercute IVA.
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   Desglosa el IVA por tipos

   La cuota va consignada por separado del importe. Y si la factura mezcla tipos, cada uno con su base y su cuota, una debajo de otra: no vale sumarlo todo en una sola cifra de IVA.

   • Se separan también las bases cuando en la misma factura conviven operaciones exentas y no exentas, o con distinto sujeto pasivo.
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   Aplica la retención de IRPF si te corresponde

   Si eres profesional y facturas a una empresa o a otro profesional, te practican retención. Va sobre la base imponible, nunca sobre el total con IVA: con 1.000 € de base, 21 % de IVA y 15 % de retención, el total son 1.060 €, no 1.028,50 €.

   • Esta línea no la exige el Reglamento de facturación: viene de la normativa del IRPF. Pero si te retienen, tiene que aparecer.
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   Expide la factura dentro de plazo

   La regla general es expedirla en el momento de la operación. Pero cuando el destinatario es empresario o profesional, el plazo llega hasta antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se produjo el devengo del IVA.

   • Ojo con el cierre de trimestre: la factura de una operación de marzo emitida el 10 de abril está en plazo, pero el IVA sigue siendo del primer trimestre, porque el devengo fue en marzo.
   • Si agrupas en una sola factura varias operaciones del mismo mes para el mismo cliente, es una factura recapitulativa y se expide como muy tarde el último día del mes, o antes del día 16 del siguiente si el destinatario es empresario o profesional.

   Reglamento de facturación, artículo 11 (plazo de expedición)
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   Mándasela al cliente y guárdala

   La remisión tiene su propio plazo: en el momento de expedirla o, si el destinatario es empresario o profesional, antes del día 16 del mes siguiente al devengo. Después hay que conservar la factura y su copia durante el plazo de prescripción de la Ley General Tributaria, que en la práctica son cuatro años.

   • Se conservan también las facturas que recibes, no solo las que emites.
   • Vale el formato electrónico, siempre que se garantice la legibilidad, la autenticidad del origen y la integridad del contenido.
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   Si algo estaba mal, emite una rectificativa

   No existe la factura anulada ni la factura sustituida a escondidas. Cuando la original no cumple algún requisito, cuando las cuotas se determinaron mal o cuando cambia la base imponible, se emite una factura rectificativa con su serie propia, diciendo que lo es y por qué.

   • El plazo es tan pronto como tengas constancia del error, y como mucho cuatro años desde el devengo.
   • Puedes rectificar varias facturas en un único documento, siempre que las identifiques todas.

   Facturas rectificativas, en la sede de la Agencia Tributaria

Preguntas frecuentes

¿Puedo hacer una factura sin ser autónomo?

La obligación de facturar nace de ser empresario o profesional, y para eso hay que darse de alta en el censo de Hacienda con el modelo 036 o el 037, aunque la actividad sea puntual y aunque no llegues al salario mínimo. Cosa distinta es el alta en el régimen de autónomos de la Seguridad Social, que depende de que la actividad sea habitual: ahí la norma no fija ninguna cifra, y los criterios que circulan por internet vienen de sentencias, no de una ley. Si es una operación aislada, consúltalo antes: emitir la factura te obliga en todo caso a declarar ese IVA y ese ingreso.

¿Un tique de restaurante me sirve para deducir el IVA?

Tal cual, no. Una factura simplificada normal no lleva ni tu NIF ni tu domicilio ni la cuota de IVA por separado, y sin esos tres datos no hay IVA deducible. Lo que tienes que pedir es una factura simplificada cualificada, con esos datos añadidos, o directamente una factura completa. Y hay que pedirla en el momento: una vez cerrada la caja del día, rehacer el documento ya es un lío para quien te atiende.

Me he equivocado en una factura. ¿Puedo borrarla y hacerla otra vez?

No. Ese número ya está emitido y la serie tiene que quedar correlativa y sin huecos. Lo que corresponde es una factura rectificativa, en su propia serie, que diga que lo es, identifique la factura que corrige y explique la causa. Puedes hacerla por diferencias, recogiendo solo lo que cambia, o por sustitución, recogiendo la operación entera ya corregida y señalando además el importe de la rectificación.

¿Cuándo tengo que emitir la factura como muy tarde?

En el momento de la operación como regla general. Si tu cliente es empresario o profesional, tienes hasta antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se devengó el IVA. Que tengas ese margen no cambia el trimestre: si la operación fue en marzo, el IVA es del primer trimestre aunque la factura lleve fecha de abril.

¿Hay algún caso en que no tenga que hacer factura?

Sí, y son más de los que parece. No hay obligación en las operaciones exentas del artículo 20 de la Ley del IVA, salvo servicios sanitarios, entregas de inmuebles y entregas de bienes cuyo IVA no fue deducible; tampoco en el régimen de recargo de equivalencia, en el régimen simplificado ni en el especial de agricultura, ganadería y pesca, cada uno con sus salvedades. Y las operaciones financieras y de seguros no llevan factura sea quien sea el destinatario, salvo las sujetas y no exentas realizadas en territorio español o en otro Estado miembro. Aun así, si el cliente la pide para ejercer un derecho tributario, hay que hacerla.

¿Puedo poner cualquier número en la factura?

Dentro de cada serie la numeración es correlativa, así que no. Puedes usar varias series si hay motivo, por ejemplo una por establecimiento o una por tipo de operación, y las rectificativas llevan serie propia obligatoria. Lo que no puedes es saltarte un número, repetirlo o numerar al revés de como van las fechas: es lo primero que se mira en una comprobación.

¿Cuánto tiempo tengo que guardar las facturas?

El plazo de prescripción de la Ley General Tributaria, que en la práctica son cuatro años, y se guardan tanto las que emites como las que recibes. Vale el formato electrónico si se garantiza la legibilidad del documento, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

¿Puedo cobrar por adelantado sin hacer factura?

No. Un pago anticipado obliga a expedir factura por ese anticipo, aunque el trabajo todavía no esté hecho ni entregado. Después, al terminar, se factura el resto.

¿Necesito ya un programa que cumpla Verifactu?

Todavía no. El Real Decreto-ley 15/2025 amplió el plazo de adaptación de los sistemas informáticos de facturación: hasta el 1 de enero de 2027 para quienes tributan por el Impuesto sobre Sociedades y hasta el 1 de julio de 2027 para el resto, autónomos incluidos. Hasta esas fechas puedes seguir facturando como hasta ahora. A partir de ellas hará falta un sistema que encadene los registros, les ponga huella y código QR y, en su caso, los remita a la Agencia Tributaria.

¿Qué pasa si no hago factura o la hago mal?

Incumplir las obligaciones de facturación es una infracción tributaria tipificada en el artículo 201 de la Ley General Tributaria, y la sanción se calcula como un porcentaje del importe de las operaciones afectadas, con un tramo mucho más duro cuando los datos son falsos o falseados. Al margen de la multa, hay una consecuencia inmediata: sin factura correcta, tu cliente no puede deducirse ni el IVA ni el gasto, y te la va a acabar reclamando.

Enlaces oficiales

Comprueba siempre la fuente original: los procedimientos cambian.

• Facturación e IVA: índice generalAgencia Tributaria
• Obligación de facturarAgencia Tributaria
• Excepciones a la obligación de facturarAgencia Tributaria
• Tipos de facturaAgencia Tributaria
• Contenido de las facturasAgencia Tributaria
• Facturas rectificativasAgencia Tributaria
• Sistemas informáticos de facturación (Verifactu)Agencia Tributaria